Wat is vereist?
- MBO werk- en denkniveau
- Een afgeronde opleiding op secretarieel gebied is een pré
- 5 jaar ervaring als Bestuurssecretaresse
- Ervaring met het notuleren van complexe overleggen
- Ruime ervaring met Microsoft Office (Word, Outlook, Sharepoint, MS Teams)
- Gevoel voor integriteit, discretie en bestuurlijke verhoudingen
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
- Je bent organisatorisch vaardig, secuur en klantgericht
Wat krijg je?
- €3.502 - €4.400 bruto p/m o.b.v. 36 uur (afhankelijk van kennis en ervaring)
- 189,8 vakantie-uren o.b.v. 36 uur
- 24-urige werkweek
- Persoonlijk opleidingsbudget van maximaal €4.500 euro bij fulltime
- Eindejaarsuitkering van maximaal 3% van het bruto jaarsalaris
- Reiskostenvergoeding van 0,43 p/km en een fietsplan
- Stoelmassage, vers fruit op kantoor, cafetariasysteem en gezond-op-maat activiteiten
- Laptop, telefoon, internetvergoeding en thuiswerkvoorzieningen
Wat doe je?
- 30% Notuleren
- 30% Organiseren en faciliteren
- 40% Agendabeheer
Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.
Vacature
Als Bestuurssecretaresse bij Woonopmaat ben je verantwoordelijk voor het ontzorgen van de Bestuurder en de Bestuurssecretaris, zodat zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Jouw werk richt zich hierbij voornamelijk op drie aandachtsgebieden: organiseren & faciliteren, notuleren en het beheren van (complexe) agenda’s.
Je notuleert complexe overleggen, zoals Management Team vergaderingen en overleggen over organisatieontwikkeling. Verder beheer je de agenda van de Bestuurder, waarbij je diverse interne en externe overleggen inplant. Ook ondersteun je de Bestuurssecretaris bij haar werkzaamheden. Ten slotte houd je je bezig met organisatie en facilitatie taken, zoals het regelen van vergaderzalen, catering en vervoer.
Je bent onderdeel van het Team Organisatie Advies, samen met een Bestuurssecretaris, een Adviseur Dienstverlening en een Portefeuillemanager. De leidinggevende van het team is de Directeur-Bestuurder. In de dagelijks praktijk werk je vooral samen met de Bestuurssecretaris en Bestuurder. Daarnaast heb je veel contact met secretaresses van andere organisaties en wethouders.
Als je het leuk vindt om gestructureerd te werken, affiniteit hebt met organiseren en goed je eigen grenzen kan bewaken, dan is dit een baan voor jou.
Werkweek
Op een leuke werkdag krijg je moeilijke afspraken toch voor elkaar, door bijvoorbeeld goed te coördineren met de secretaresse van de wethouder.
Op een minder leuke werkdag proberen mensen te veel op jouw bord te schuiven. Je moet dan vriendelijk blijven, maar goed je eigen grenzen bewaken.
- 09:00
- 10:00
- 11:00
- 12:00
- 13:00
- 14:00
- 15:00
- 16:00
- 17:00
-
- Lunch
- Management Team overleg notuleren
- Weekstart
- Agenda Bestuurder beheren
- Contact met secretaresse van wethouder
-
- Lunch
- Management Team overleg uitwerken
- Management Team overleg uitwerken
- Vergaderzaal boeken
-
- Lunch
- Agenda overleg
- Agenda Bestuurder beheren
- Contact met Bestuurder
- Catering regelen
-
- Roostervrije dag
-
- Roostervrije dag
Voorbeeld uit de praktijk
Groeipad
We werken met een ontwikkelmodel. Binnen dit model kun je groeien in salaris als je goed presteert (daar valt ook gedrag onder). Je kunt dan doorgroeien naar schaal H. Woonopmaat staat daarbij ook altijd open voor interne sollicitaties, ook als mensen niet geheel aan de eisen voldoen. Met behulp van opleidingen en begeleiding/(externe) coaching helpen we mensen dan goed te landen in de nieuwe functie.
Werken bij Woonopmaat
Woonopmaat is een wooncorporatie met zo'n 9.000 woningen in Heemskerk, Beverwijk en Wijk aan Zee. Vanuit het kantoor in Heemskerk werken we met bijna 90 medewerkers elke dag met toewijding aan het bieden van een fijn thuis voor onze bewoners.
Bij Woonopmaat staat de kracht van de medewerkers centraal. We stimuleren creativiteit en maatwerk. Dankzij korte lijnen tussen collega’s van diverse afdelingen is succes mogelijk.
Bewonersbetrokkenheid en gastvrijheid zijn belangrijke kernwaarden. Bewoners betrekken we van het begin af aan bij projecten. En in de toekomst zetten we de deur nog verder open. Eind 2025 werken we vanuit een 'nieuw' pand. Hier zijn onze bewoners welkom voor een kopje koffie. Persoonlijk contact vinden we belangrijk.
- Heemskerk (Noord-Holland)
- 50% / 50%
- Gem. leeftijd is 49 jaar
- 90 medewerkers
- Smart casual
- Thuiswerkmogelijkheden
Collega's
Sollicitatieproces
Interessante baan?
